Jako radcowie prawni wykonujemy zawód w różnych formach – część z nas pracuje w wieloosobowych kancelariach prawnych lub działach prawnych firm, część wykonuje zawód w ramach własnej działalności. Niezależnie od formy świadczenia pomocy prawnej, każdorazowo otrzymujemy od Klientów niezbędne nam do udzielenia właściwej porady informacje, dane i dokumenty w najróżniejszych formach i różnymi drogami. Informacje te, jak wszyscy wiemy, objęte są tajemnicą zawodową i zobowiązani jesteśmy do podjęcia wszelkich działań mających na celu ich ochronę przed osobami nieupoważnionymi, zarówno w trakcie świadczenia pomocy prawnej, jak i po jej zakończeniu. Obowiązek ten nie może być ograniczony w czasie.
Z przestrzegania tajemnicy zawodowej może zwolnić nas jedynie Sąd i to również pod określonymi warunkami, które muszą zawsze wystąpić łącznie, tj. nie istnieje inny dowód, którym można daną kwestię wykazać i zwolnienie to jest niezbędne dla dobra wymiaru sprawiedliwości.
Art. 19 KERP nakłada na nas szczególny obowiązek. Stanowi on, że „Radca prawny powinien podejmować wszelkie przewidziane prawem środki dla uniknięcia lub ograniczenia określonego w przepisach prawa zwolnienia go z obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej”. Co oznacza, że nawet w sytuacji, w której Sąd z obowiązku zachowania tajemnicy nas zwolni, powinniśmy podjąć próbę zaskarżenia tej decyzji.
Oczywiście nie trudno jest, przestrzegając pewnych procedur, chronić tajemnicę zawodową na co dzień. Czy zastanawiamy się jednak nad tym, jak skutecznie ochronić ją w sytuacjach niecodziennych, którą może okazać się np. przeszukanie organów ścigania w ramach czynności procesowej, które może mieć miejsce w siedzibie naszego Klienta lub w siedzibie naszej kancelarii? Czy każdemu z nas znane są narzędzia i procedury, którymi możemy swobodnie posłużyć się w celu ochrony tajemnicy zawodowej w takich sytuacjach?
W dniu 30 października 2015 r. Ośrodek Badań, Studiów i Legislacji Krajowej Rady Radców Prawnych wydał stanowisko, w którym szczegółowo odniósł się do zapytania w przedmiocie tajemnicy zawodowej radcy prawnego. Zapytanie dotyczyło rozstrzygnięcia, czy może stanowić naruszenie tajemnicy zawodowej radcy prawnego zatrzymanie przez funkcjonariuszy CBA rzeczy w postaci dokumentów i elektronicznych nośników informacji zgromadzonych na serwerze i komputerze podczas czynności kontrolnych u podmiotu, w którym radca prawny świadczy pomoc prawną. W stanowisku tym wskazano wprost, że sytuacja taka może skutkować naruszeniem tajemnicy zawodowej radcy prawnego. Zwrócono w nim także uwagę na to, jakie uprawnienia przysługują nam, osobom zobowiązanym do ochrony tajemnicy zawodowej.
Jakie czynności powinniśmy więc przedsięwziąć w przypadku, w którym znajdziemy się w sytuacji przeszukania, podczas której może dojść do zatrzymania dokumentów lub innych nośników informacji, które zawierają w sobie treści objęte tajemnicą zawodową radcy prawnego?
W lipcu 2016 r. członkowie Komisji ds. Wykonywania Zawodu przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Warszawie Mecenas Tomasz Suffczyński-Wilk, Mecenas Jacek Kosuniak oraz Mecenas Anna Tarasiuk przygotowali publikację: „Zatrzymanie rzeczy zawierających tajemnicę zawodową w ramach czynności procesowej przeszukania w celu wykorzystania w postępowaniu karnym. Zasady postępowania dla radcy prawnego”. Publikacja ta stanowi praktyczny zbiór zasad, którymi powinien kierować się radca prawny w przypadku, w którym zetknie się z czynnościami przeszukania. Gruntowne zapoznanie się z nią i przyswojenie opisanych w niej mechanizmów pozwoli nam na podjęcie skutecznych kroków mających na celu ochronę tajemnicy zawodowej. Autorzy w przystępny sposób omawiają to, na co radca prawny powinien zwrócić uwagę na każdym etapie kontroli, w szczególności, w jaki sposób zachować się i co zawrzeć w dokumentach obrazujących przebieg przeszukania i zatrzymania danych dokumentów i innych nośników informacji. Zachęcamy Koleżanki i Kolegów do zapoznania się z nią.
Publikacja ta jest dostępna w Extranecie Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie. Po zalogowaniu się na indywidualne konto i otwarciu zakładki „Publikacje” każdy radca prawny i aplikant radcowski mogą ją swobodnie pobrać.
Niezależnie od powyższego pozwolę sobie zwrócić uwagę na najważniejsze kwestie, które nie powinny umknąć nikomu z nas w przypadku przeszukania, podczas którego potencjalnie może dojść do ujawnienia tajemnicy zawodowej.
Przede wszystkim zweryfikujmy postanowienie o przeszukaniu pod kątem tego, czy nie jest zbyt ogólne i czy żądana ingerencja jest proporcjonalna do jego treści. Organy ścigania powinny uzasadnić wnikliwie cel inspekcji i konieczność połączenia jej z przeszukaniem.
Pamiętajmy też, że zgodnie z art. 18 KERP jesteśmy zobowiązani żądać udziału przedstawiciela samorządu radców prawnych w przeszukaniu, w wyniku którego mogłoby dojść do ujawnienia tajemnicy zawodowej. Jest to obowiązek bezwzględny. Nie lekceważmy tego, gdyż obecność przedstawiciela OIRP w takiej sytuacji nie tylko pomoże ochronić nam informacje objęte tajemnicą zawodową, ale będzie służyła także ochronie nas, jako członków korporacji zawodowej przed nieprawidłową ingerencją w sferę wykonywania przez nas zawodu.
Dodatkowo osoba taka posiadać będzie niezbędne doświadczenie, dzięki któremu wesprze nas w czynnościach związanych z należytym opieczętowaniem zabezpieczonych materiałów i nośników, czy też poprawnym przygotowaniem i weryfikacją protokołów z czynności przeszukania oraz protokołów zatrzymania rzeczy. Powinniśmy zgłosić stanowczy sprzeciw co do rozpoczęcia czynności kontrolnych przed przybyciem na miejsce przeszukania przedstawiciela samorządu radców prawnych.
Jeżeli nie jesteśmy pewni, czy dany nośnik czy dokument może być objęty tajemnicą zawodową przyjąć powinniśmy zawsze, że tak jest i zasygnalizować to organom dokonującym przeszukania. Pamiętajmy, że wystarczy nasze oświadczenie, iż wydanie lub zapoznanie się przez organ kontroli z danym dokumentem lub pismem może prowadzić do ujawnienia tajemnicy zawodowej, a organ winien odpowiednio zapieczętować dany nośnik bez zapoznania się z jego treścią i przekazać go sądowi lub prokuratorowi.
Organ dokonujący przeszukania nie jest uprawniony do tego, aby weryfikować prawdziwość oświadczenia. Możemy swobodnie zgłosić sprzeciw przeciwko podejmowaniu takich prób przez organ, przede wszystkim zmierzających do tego, aby zapoznać się z treścią danego dokumentu lub innego nośnika.
Powinniśmy reagować na bieżąco na każdą możliwość ujawnienia tajemnicy zawodowej. Wymaga to od nas czuwania oraz pomagania w segregacji oraz kopiowaniu danych, a także obserwowania na ekranie komputera, które dokładnie foldery przegląda funkcjonariusz. Pamiętajmy, że mamy do tego prawo.
Niezwykle ważną kwestią jest również przygotowanie odpowiedniego protokołu z czynności kontrolnych, a także protokołów z zatrzymania rzeczy. Zadbajmy o to, aby znalazł się w nich dokładny opis zatrzymanych przedmiotów, a także aby odzwierciedlały one wszelkie złożone przez nas sprzeciwy, wnioski i wydane w czasie kontroli przez organ postanowienia i zarządzenia, w szczególności: (i) żądanie doręczenia postanowienia sądu lub prokuratora w przedmiocie przeszukania (jeżeli postanowienie to nie zostało przedstawione przez przeszukujących funkcjonariuszy od razu), (ii) żądanie zezwolenia na uczestnictwo w przeszukaniu przedstawiciela samorządu radców prawnych, (iii) złożenie sprzeciwu w przypadku rozpoczęcia przeszukania przed przybyciem przedstawiciela samorządu radców prawnych, (iv) żądanie, aby zatrzymane dokumenty i inne nośniki zawierające tajemnicę zawodową były bez ich odczytania zamknięte i zapieczętowane, (v) złożenie sprzeciwu co do naruszenia procedur przeszukania oraz (vi) złożenie sprzeciwu w przypadku zatrzymania w toku czynności danych odnoszących się do Klientów niezwiązanych ze sprawą, w zakresie której prowadzone jest przeszukanie.
Ponadto, jeżeli w naszej opinii jakakolwiek czynność przeszukujących funkcjonariuszy naruszyła tajemnicę zawodową lub była nieprawidłowo przeprowadzona naszym obowiązkiem jest jej zaskarżenie. Zaniechanie złożenia zażalenia na taką czynność, w przypadku gdy ma ono wszelkie podstawy, może zostać poczytane za niedołożenie przez nas należytej staranności w ochronie tajemnicy zawodowej.
Pamiętajmy, że odpowiednie zachowanie w czasie przeszukania to podstawa. Nie pomylę się wskazując, że jedynie znajomość procedur i umiejętność sprawnego posłużenia się nimi, stanowią gwarancję skutecznej ochrony uzyskanych od naszych Klientów informacji, objętych tajemnicą zawodową.
Magdalena Bartosiewicz
Autorka jest radcą prawnym, członkiem Rady OIRP w Warszawie oraz członkiem Komisji Promocji i Rozwoju Zawodowego przy OIRP w Warszawie