Inne zagadnienia

Jak wyglądają sposoby dokumentowania przez radcę prawnego otrzymanych kosztów zastępstwa procesowego w sprawie prowadzonej z urzędu?

• Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa jak i stosowaną praktyką w przypadku otrzymania w sprawie prowadzonej z urzędu zasądzonych kosztów zastępstwa procesowego od strony przeciwnej należy wystawić fakturę (paragon) – w zależności od statusu strony przeciwnej – na stronę przeciwną, którą uiściła te koszty. W takim przypadku bowiem to strona przeciwna występuje jako nabywca usług.

Szczegółowe zasady dokumentowania otrzymanych kosztów zastępstwa procesowego w sprawach z urzędu zostały opisane pod niżej wskazanym linkiem i co do istoty należy uznać je za aktualne:

https://www.oirpwarszawa.pl/wykonywanie-zawodu/urzedowki/kasy-fiskalne-a-radca-prawny-wyznaczony-jako-pelnomocnik-z-urzedu/

Jaki jest prawidłowy tryb postępowania, tj. zgodny z przepisami ustawowymi oraz standardami etyki zawodowej, w sytuacji „przywłaszczenia przez osobę trzecią akt sprawy prowadzonej przez Kancelarię – w trakcie powrotu z Sądu” środkami komunikacji miejskiej?

 Zgodnie z art. 3 ust. 2 u.r.p. Radca prawny wykonuje zawód ze starannością wynikającą z wiedzy prawniczej oraz zasad etyki radcy prawnego.

W myśl art. 3 ust. 3 u.r.p. Radca prawny jest obowiązany zachować w tajemnicy wszystko, o czym dowiedział się w związku z udzieleniem pomocy prawnej.

Uszczegółowienie obowiązku wykonywania zawodu radcy prawnego z należytą starannością i zasadami etyki, w tym w zakresie obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej, zawarte jest w:

1. KERP:

• 6 Radca prawny, mając na uwadze treść roty ślubowania określonej w ustawie o radcach prawnych, obowiązany jest wykonywać czynności zawodowe rzetelnie i uczciwie, zgodnie z prawem, zasadami etyki zawodowej oraz dobrymi obyczajami.
• 9 Dochowanie tajemnicy zawodowej jest prawem i obowiązkiem radcy prawnego. Stanowi podstawę zaufania klienta i jest gwarancją praw i wolności.
• 15

1. Radca prawny jest obowiązany zachować w tajemnicy wszystkie informacje dotyczące klienta i jego spraw, ujawnione radcy prawnemu przez klienta bądź uzyskane w inny sposób w związku z wykonywaniem przez niego jakichkolwiek czynności zawodowych, niezależnie od źródła tych informacji oraz formy i sposobu ich utrwalenia (tajemnica zawodowa).
2. Tajemnica zawodowa obejmuje również wszelkie tworzone przez radcę prawnego dokumenty oraz korespondencję radcy prawnego z klientem i osobami uczestniczącymi w prowadzeniu sprawy – powstałe dla celów związanych ze świadczeniem pomocy prawnej.

• 23 Radca prawny obowiązany jest zabezpieczyć przed niepowołanym ujawnieniem wszelkie informacje objęte tajemnicą zawodową.
• 44 ust. 1 Radca prawny obowiązany jest informować klienta o przebiegu sprawy i jej wyniku w sposób z nim uzgodniony, w szczególności o skutkach podejmowanych czynności procesowych, chyba że klient wyrazi zgodę na odstąpienie od tego obowiązku.
• 46 Radca prawny nie może odmówić wydania klientowi na jego wniosek, po zakończeniu stosunku prawnego na podstawie którego prowadził sprawę, otrzymanych od niego dokumentów oraz pism procesowych w sprawach, które prowadził. Radca prawny nie może uzależniać wydania tych dokumentów od uregulowania przez klienta należności.

1. Regulaminie:

• 3 Radca prawny obowiązany jest zabezpieczyć informacje objęte tajemnicą zawodową w sposób adekwatny do charakteru, rodzaju i skali swojej działalności, otoczenia oraz rodzaju informacji stanowiących tajemnicę zawodową i ryzyka ich ujawnienia (czynniki ryzyka).
• 4

1. Radca prawny powinien zapewnić adekwatne warunki przechowywania dokumentów zawierających informacje objęte tajemnicą zawodową.
2. Dokumenty zawierające informacje objęte tajemnicą zawodową należy przechowywać w sposób chroniący je przed utratą, zniszczeniem, zniekształceniem, zmianą lub zaginięciem. Dokumenty przechowywane w formie elektronicznej powinny być objęte odpowiednią kontrolą dostępu oraz zabezpieczeniem systemu przed zakłóceniem działania, uzyskaniem nieuprawnionego dostępu lub utratą danych. Radca prawny powinien kontrolować dostęp osób współpracujących do takich dokumentów.

Odnosząc powyższe regulacje do przedstawionego stanu faktycznego stwierdzić należy, że „przywłaszczenie przez osobę trzecią akt sprawy prowadzonej przez Kancelarię – w trakcie powrotu z Sądu” środkami komunikacji miejskiej,  rozpatrywać należy w kontekście rzetelności wykonywania zawodu radcy prawnego oraz przede wszystkim w kontekście obowiązku dochowania tajemnicy zawodowej.

Zgodnie z Art. 64 ust. 1 u.r.p. Radcowie prawni i aplikanci radcowscy podlegają odpowiedzialności dyscyplinarnej za postępowanie sprzeczne z prawem, zasadami etyki lub godnością zawodu bądź za naruszenie swych obowiązków zawodowych.

Kluczowe znaczenie w kontekście ewentualnej odpowiedzialności dyscyplinarnej jest ustalenie czy radca prawny dochował należytej staranności w zabezpieczeniu akt – kwestia wykazania winy.

Niezależnie od powyższego wskazać należy, iż radca prawny zobowiązany jest do postępowania zgodne z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, tym samym m.in. w przypadku zaistnienia sytuacji powodującej nieuprawnione ujawnienie danych osobowych klienta lub ryzyko ich ujawnienia radca prawny obowiązany jest do zawiadomienia odpowiednich organów zgodnie z przepisami prawa w tym zakresie.

Jak wygląda interpretacja obowiązku dot. skrzynki do e-doręczeń?

Zgodnie z art. 22(10) ustawy o radcach prawnych każdy radca prawny wykonujący zawód jest obowiązany posiadać adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w

Wobec literalnego brzmienia w/w przepisu obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych nie dotyczy aplikantów radcowskich oraz radców prawnych, którzy nie wykonują zawodu.

Jaki jest dozwolony zakres korzystania z social mediów w pracy radcy prawnego?

• Informując o wykonywaniu zawodu można korzystać z social mediów (np. FB, Instagram, LinkedIn) i dostępnych w nich narzędzi oraz łączyć je z innymi kanałami komunikacji (np. Google). Zakazane jest to co dotyczy komunikowanych treści lub sposobu korzystania z mediów oraz jest sprzeczne z prawem, dobrymi obyczajami lub zasadami KERP (art. 31-33, art. 39 KERP). Treść zamieszczanych przez radców prawnych przekazów (wpisów) winna nie naruszać tajemnicy zawodowej, być prawdziwa, rzetelna, rzeczowa, zachowywać umiar i takt. Stosowane narzędzia społecznościowe muszą budować atmosferę zaufania i godności zawodu oraz lojalności wobec klienta, braku presji, narzucania się lub innej agresywności, uwzględniać charakter i intencje odbiorców. Należy brać pod uwagę czy charakter określonych social mediów uwzględnia specyfikę zawodu i zapewnia rzeczowość komunikacji. Przy ocenie czy nie doszło do naruszenia zasad etyki zawodowej istotne są takie czynniki jak cele korzystania z mediów oraz transparentne sposoby łączenia komunikacji w różnych mediach i na różnych profilach, specyfika i intencje zakupowe odbiorców oraz ich punkt widzenia w odbiorze komunikacji, jakość komunikatu – zasięg osobowy i terytorialny, częstotliwość lub wielokrotność przekazu. Sposób kierowania treści do odbiorców winien być nienachalny, a rodzaj zastosowanych narzędzi i sposób ich wykorzystania pozbawiony agresywności.

Ocena indywidualnych wpisów zamieszczanych w mediach społecznościowych w kontekście ewentualnego naruszenia obowiązujących zasad dokonywana jest w toku postępowania dyscyplinarnego wszczętego na podstawie złożonego zawiadomienia.

W zakresie łączenia stanowiska radcy prawnego z funkcją IOD aktualne pozostaje stanowisko wydane przez KIRP pod adresem:

https://kirp.pl/radcowie-wykonujacy-czynnosci-inspektora-danych-osobowych-miec-osobne-ubezpieczenie-oc/

Jakie są wymogi do wyboru miejsca na kancelarię?

• Przepisy Regulaminu Wykonywania Zawodu Radcy Prawnego (dalej: „Regulamin”) odnoszą się w dziale IV do uwarunkowań lokalu, w którym radca prawny wykonuje zawód. Tym samym, zgodnie z treścią paragrafu 13 Regulaminu, przy wyborze miejsca, w którym ma być lokal przeznaczony na kancelarię radcy prawnego do świadczenia usług prawnych, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, należy uwzględnić, by usytuowanie tego lokalu zapewniało warunki prawidłowego wykonywania zawodu, w szczególności zapewniało przestrzeganie obowiązku zachowania i zabezpieczenia tajemnicy zawodowej oraz odpowiadało wymogom godności zawodu w tym w kontekście wskazanym w art. 11 ust. 2 KERP, tzn. nie stanowiło narażenia na zdyskredytowanie radcy prawnego w opinii publicznej lub podważenie zaufania do wykonywanego przez radcę zawodu.

Jakie są zasady prowadzenia dodatkowej działalności zawodowej przez radcę prawnego?

• Co do zasady nie ma przeszkód, aby radca prawny, poza wykonywaniem zawodu radcy prawnego, prowadził działalność gospodarczą w innym zakresie niż świadczenie pomocy prawnej. Ustawa o radcach prawnych zakazuje bowiem łączenia wykonywania zawodu radcy prawnego z wykonywaniem konkretnie określonych zawodów prawniczych lub pełnieniem funkcji publicznych. Należy jednak zauważyć, że zasady etyki zawodowej uzupełniają przepisy ustawy normami etycznymi, które mogą ograniczyć wolność prowadzenia działalności gospodarczej ze względu na sprawowanie przez samorząd radcowski pieczy nad należytym wykonywaniem zawodu oraz dla ochrony publicznego zaufania do zawodu radcy prawnego (art. 17 ust. 1 Konstytucji). W swoim postępowaniu poza wykonywaniem zawodu, w szczególności związanym z prowadzeniem działalności gospodarczej, radca prawny zobowiązany jest więc do przestrzegania przepisów prawa, zasad etyki zawodowej, godności zawodu i obowiązków wynikających z Regulaminu Wykonywania Zawodu Radcy Prawnego. Za ich naruszenie ponosi bowiem odpowiedzialność dyscyplinarną. Oznacza to że przy wyborze charakteru i rodzaju działalności gospodarczej niebędącej świadczeniem pomocy prawnej lub niepozostającej z nią w bezpośrednim związku (dodatkowa działalność) oraz jej późniejszym prowadzeniu radca prawny powinien więc w szczególności kierować się zasadami: dbałości o godność zawodu (art. 11 ust. 1-2 KERP), zakazem niepodejmowania zajęć niedopuszczalnych (nie prowadzenia działalności lub nie uczestniczenia w jakikolwiek sposób w czynnościach, które ograniczałyby jego niezależność, uchybiały godności zawodu, stwarzały zagrożenie dla naruszenia tajemnicy zawodowej lub powodowały konflikt interesów (art. 25 ust. 1 KERP), wyraźnego oddzielenia tej dodatkowej działalności od wykonywania zawodu (art. 25 ust. 3 KERP i § 8 w zw. z § 1 ust. 3 Regulaminu Wykonywania Zawodu). Ocena taka winna być przeprowadzona w okolicznościach konkretnego przypadku, a niezależnie od tego prowadzenie działalności gospodarczej nie zwalnia radcy prawnego z wykonywania jego obowiązków zawodowych .

W każdym przypadku gdy dodatkowe pkd związane jest z działalnością niezwiązaną w żadnym zakresie ze świadczeniem pomocy prawnej wymagane będzie wyraźne oddzielenie dopuszczalnej działalności radcy prawnego niebędącej świadczeniem pomocy prawnej lub niepozostającej z nią w bezpośrednim 3 związku, w szczególności zawodowej lub gospodarczej, o którym mowa w art. 25 ust. 3 KERP, które polega na: 1) wyodrębnieniu struktury organizacyjnej takiej działalności od struktury organizacyjnej przeznaczonej do świadczenia pomocy prawnej oraz 2) wyodrębnieniu funkcjonalnym polegającym na rozdzieleniu wszelkich środków, w tym finansowych, służących do prowadzenia innej działalności od środków służących świadczeniu pomocy prawnej oraz 3) wyodrębnieniu rachunkowym zapewniającym ewidencję zdarzeń umożliwiającą rozdzielenie środków finansowych przeznaczonych na prowadzenie innej działalności od środków finansowych związanych ze świadczeniem pomocy prawnej oraz 4) wyodrębnieniu informacyjnym zapewniającym czytelną identyfikację, w ramach której działalności radca prawny w danych okolicznościach występuje.

Jakie są zasady określania wynagrodzenia radcy prawnego?

• Zasadą jest, że radca prawny wykonuje czynności zawodowe na podstawie umowy zawartej z klientem (art. 8 ust. 4 U.r.p. oraz art. 43 ust. 1 KERP), która reguluje m.in. zasady rozliczeń związanych ze świadczeniem pomocy prawnej, w tym sposób ustalenia bądź określenia wysokości wynagrodzenia. Powyższe oznacza, iż z zawartej z radcą prawnym umowy na świadczenie usług prawnych powinno jednoznacznie wynikać, kiedy, za co i ile klient będzie płacił w zakresie świadczonych usług. Jednocześnie wyjaśnić należy, iż wysokość stawek i sposób rozliczenia wynika z zasad „rynkowych” i jest uzgadniana indywidualnie pomiędzy radcą prawnym a klientem z uwzględnieniem konkretnego przypadku, którego dana sprawa dotyczy, a samorząd radcowski nie określa tzw. „zwyczajowych stawek”.

W świetle art. 43 ust. 2 KERP, podejmując się świadczenia pomocy prawnej, radca prawny jest zobowiązany, przed przystąpieniem do czynności zawodowych, ustalić z klientem zakres usługi, wysokość wynagrodzenia lub sposób jego wyliczenia, a także zasady ponoszenia opłat i wydatków. Art. 36 ust. 1 KERP wskazuje, iż wysokość wynagrodzenia radcy prawnego lub sposób jego ustalenia (w tym również wskazanie co w ten zakres wchodzi) powinny być uzgodnione z klientem przed przystąpieniem do świadczenia pomocy prawnej w stosownej umowie z nim zawartej (art. 8 ust. 4 U.r.p. oraz § 19 ust. 1 Regulaminu) tak by było ono określone w sposób przewidywalny dla klienta. Co do zasady przyjmuje się, iż wysokość wynagrodzenia powiązana jest m.in. z koniecznym nakładem pracy, wymaganą specjalistyczną wiedzą i doświadczeniem, stopniem trudności i złożoności sprawy, odpowiedzialnością związana z jej prowadzeniem, miejscem i terminem świadczenia usługi.

Jak oznaczać lokal kancelarii?

• Przepisy Regulaminu Wykonywania Zawodu Radcy Prawnego (dalej: „Regulamin”) odnoszą się w dziale IV do zasad oznaczania lokalu, w którym radca prawny wykonuje zawód. Tym samym, zgodnie z treścią paragrafu 14 Regulaminu, tabliczka informacyjna powinna służyć oznaczeniu lokalu, w którym radca wykonuje zawód i nie ma obowiązku dodatkowego zamieszczania jej na elewacji budynku, w którym ten lokal się znajduje.

Jakie są zasady udzielania pełnomocnictwa radcy prawnemu zatrudnionemu w kancelarii?

• Świadczenie pomocy prawnej na rzecz klienta następuje na podstawie umowy. Wynika to z art. 8 ust. 4 U.r.p.[1] 43 ust. 1 KERP[2] oraz § 19 ust. 1 Regulaminu[3]. Umowa ta należy do kategorii umów o świadczenie usług w rozumieniu art. 750 ustawy – Kodeks cywilny (dalej „K.c.”), do której stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu, w zakresie nieuregulowanym normami korporacyjnymi dotyczącymi funkcjonowania i działania radców prawnych. W ścisłym związku z tą umową pozostają przepisy o pełnomocnictwie procesowym (art. 86–97 ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, dalej „K.p.c.”). Radca prawny, który zawarł umowę o zastępstwo strony przed sądem, nie jest umocowany do działania w imieniu strony przed sądem z mocy samej umowy.[4] Przepis art. 734 § 2 K.c., stanowiący, że w braku odmiennej umowy zlecenie obejmuje umocowanie do wykonania czynności w imieniu dającego zlecenie, nie znajduje zastosowania do wspomnianej umowy. Jego zastosowanie zostało bowiem wyłączone przez art. 22 ust. 2 U.r.p. i art. 89 K.p.c. o pełnomocnictwie. W konsekwencji radca prawny, aby mógł wykonać umowę o zastępstwo strony przed sądem, musi otrzymać od strony stosowne pełnomocnictwo procesowe.

Ponadto, z wyroku SN z 30 czerwca 2010 r. ( sygn. akt V CSK 1/10, Legalis) oraz uchwały SN z 23 września 2010 r. (sygn. akt III CZP 52/10, Legalis) wynika, że stała umowa zlecenia, o której mowa w art. 87 § 1 K.p.c., może stanowić podstawę udzielenia pełnomocnictwa procesowego zarówno wtedy, gdy obejmuje dokonanie określonej czynności prawnej, tj. w przypadku zawarcia umowy zlecenia, o której stanowi art. 734 KC, jak i wtedy, gdy obejmuje dokonanie określonej czynności faktycznej lub usługi na rzecz mocodawcy, tj. w przypadku zawarcia umowy, o której stanowi art. 750 K.c., do której stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu. Istotnym jest, by umowa stałego zlecenia określała, jakie czynności prawne, faktyczne lub usługi miał dokonać przyjmujący zlecenie dla dającego zlecenie.

W konsekwencji, pełnomocnictwo wynikające z zawarcia umowy o świadczenie pomocy prawnej jest stosunkiem prawnym odrębnym od tej umowy. Stosunek prawny zlecenia stanowi stosunek podstawowy dla pełnomocnictwa.[5]

Należy zwrócić również uwagę, że stosownie do art. 8 ust. 4 U.r.p. i § 19 ust. 1 Regulaminu, umowa o świadczenie pomocy prawnej zawarta z klientem powinna określać m.in. zakres usługi. W umowie zatem powinny zostać określone zasady świadczenia pomocy prawnej, w tym kwestia udzielenia pełnomocnictwa i jego zakresu. Decydujące znaczenie ma bowiem wola stron umowy. W przypadku jednak gdy strony umowy nie zawarły w niej postanowień dotyczących pełnomocnictwa, wydaje się zasadnym – zwłaszcza, że przepisy prawa, postanowienia KERP czy Regulaminu nie zawierają w tym zakresie zakazów – przyjęcie, że istnieje możliwość udzielenia przez klienta pełnomocnictwa „bezpośrednio” radcy prawnemu zatrudnionemu w kancelarii, który został wskazany (wyznaczony do prowadzenia sprawy) przez osobę uprawnioną do reprezentowania kancelarii (partnera/wspólnika).

Poświadczanie za zgodność z oryginałem przez radcę prawnego dokumentów elektronicznych

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (zwane dalej „elDAS”) w art. 3 pkt 35 definiuje dokument elektroniczny jako każdą treść przechowywaną w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne. Dokument elektroniczny został także zdefiniowany w art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, który wskazuje, że dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Dokumentem elektronicznym jest zatem zbiór danych, jeżeli spełnia trzy warunki: 1) stanowi odrębną całość znaczeniową; 2) jest uporządkowany w określonej strukturze wewnętrznej; 3) jest zapisany na informatycznym nośniku danych.[6] W konsekwencji dokumentem elektronicznym będzie zarówno dokument wytworzony pierwotnie w postaci elektronicznej (tj. zapisany w formacie: .pdf, .jpg czy .docx), jak i elektroniczna kopia (odpis) dokumentu sporządzonego uprzednio w postaci papierowej (np. skan czy fotokopia dokumentu papierowego).

Dokument wytworzony w postaci elektronicznej i podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym[7] nie wymaga uwierzytelnienia za zgodność z oryginałem przez radcę prawnego, ponieważ każda kopia pliku podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest oryginałem tego dokumentu[8]. W takim przypadku nie sporządza się elektronicznej kopii dokumentu, skoro taki dokument już jest sporządzony w postaci elektronicznej. Zgodnie bowiem z eIDAS dokument elektroniczny może być podpisany, opatrzony podpisem lub zawierać dołączony podpis, ale nie może być uwierzytelniony. Wynika to z samej definicji uwierzytelnienia, która w swej istocie jest procesem weryfikacyjnym (wykonywanym zewnętrznie), a samo stosowanie podpisu elektronicznego to nic innego jak dołączenie danych lub logiczne powiązanie z innymi danymi w postaci elektronicznej pozwalających na zbadanie kto naniósł dane na dokument, użyte przez podpisującego jako jego podpis elektroniczny.[9]

Natomiast za zgodność z oryginałem będzie poświadczany dokument elektroniczny stanowiący elektroniczną kopię dokumentu wytworzonego uprzednio w postaci papierowej, czy też odpis dokumentu sporządzonego w postaci elektronicznej (np. wydruk takiego dokumentu).

Sposób dokonywania poświadczenia odpisu dokumentu przez radcę prawnego reguluje art. 6 ust. 3 U.r.p. Poświadczenie powinno zawierać podpis radcy prawnego, datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, a na żądanie – również godzinę dokonania czynności. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki, uszkodzenia) radca prawny stwierdza to w poświadczeniu. Podkreślenia wymaga, że odpis dokumentu musi odwzorowywać oryginał, a poświadczenie ma potwierdzać zgodność odpisu dokumentu z oryginałem. Niedopuszczalne jest pośrednie poświadczanie odpisu dokumentu tj. dokonywanie poświadczania w oparciu o dokument niebędący dokumentem oryginalnym. Istotnym jest również, że poświadczenie odpisów dokumentów za zgodność z okazanym oryginałem powinno zostać sporządzone w „zakresie określonym odrębnymi przepisami”, czyli w sposób wskazany w odrębnym przepisach[10].

W przepisach U.r.p. brakuje normy dotyczącej elektronicznych poświadczeń, podobnej do tej zawartej w ustawie z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (zgodnie z art. 97 § 2 tej ustawy, Elektroniczne poświadczenie zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym.). Uprawnienie radcy prawnego do wykonania poświadczenia w formie elektronicznej wynika natomiast z regulacji odrębnych od U.r.p. tj. art. 76a § 2a ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (dalej „k.p.a.”), art. 194a § 2a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (dalej „O.p.”), art. 48 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (dalej „p.p.s.a.”) i art. 129 § 2¹ ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (dalej „k.p.c.”).

W postępowaniu administracyjnym, w postępowaniu podatkowym oraz w postępowaniu przed sądem administracyjnym radca prawny występujący w sprawie jako pełnomocnik dokonuje poświadczenia zgodności z oryginałem odpisu dokumentu sporządzonego na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego[11], podpisu zaufanego[12] lub podpisu osobistego[13]. Ponadto art. 76a § 2a k.p.a., jak i art. 48 § 3a p.p.s.a., wymaga by odpisy dokumentów poświadczane elektronicznie sporządzane były w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Obecnie jest to rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, zgodnie z którym dopuszczono jako format danych m.in. .pdf czy .docx. Natomiast w postępowaniu podatkowym nie jest wymagane by odpisy dokumentów poświadczane elektronicznie sporządzane były w określonych formatach danych.

Jednocześnie zauważyć należy, że przepisy art. 76a § 2a k.p.a., art. 194a § 2a O.p. i art. 48 § 3a p.p.s.a regulują kwestie poświadczenia zgodności z oryginałem wyłącznie odpisu w formie dokumentu elektronicznego dokumentu sporządzonego w innej formie niż forma dokumentu elektronicznego, np. w formie tradycyjnej, papierowej.[14]

Natomiast w postępowaniu cywilnym występujący w sprawie pełnomocnik będący radcą prawnym, dzięki możliwości przesyłania odpisów dokumentów za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, ma możliwość poświadczyć odpis dokumentu tradycyjnego powstałego w wyniku przekonwertowania go do postaci elektronicznej lub też dokumentu elektronicznego w pierwotnej postaci, a także dokumentu zawierającego jedynie obraz lub dźwięk. Zgodnie bowiem z art. 129 § 2¹ k.p.c., Elektroniczne poświadczenie odpisu dokumentu przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego (…) radcą prawnym (…) następuje z chwilą wprowadzenia przez tego pełnomocnika dokumentu do systemu teleinformatycznego. Jednocześnie do odpisów dokumentów składanych w postępowaniu cywilnym za pośrednictwem systemu teleinformatycznego mają zastosowanie reguły rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 września 2016 r. w sprawie formatów, w jakich odpisy pism, dokumentów i pełnomocnictw mogą być poświadczane elektronicznie. Według § 1 tego rozporządzenia, odpis pisma, dokumentu lub pełnomocnictwa może być poświadczony elektronicznie w formacie: 1) PDF – jeżeli pismo, dokument lub pełnomocnictwo mają postać papierową albo gdy z przyczyn technicznych nie jest możliwe sporządzenie poświadczenia mającego postać elektroniczną w formacie XML; 2) XML – jeżeli, pismo lub pełnomocnictwo mają postać elektroniczną. Wprawdzie przepisy k.p.c. nie przewidują, jak w przypadku k.p.a., O.p. czy p.p.s.a., dokonania poświadczenia zgodności z oryginałem odpisu dokumentu elektronicznego przy pomocy podpisu elektronicznego, niemniej mając na uwadze dyspozycję art. 25 ust. 2 eIDAS[15] w związku z art. 6 ust. 3 U.r.p. należałoby uznać, że w toku postępowania cywilnego elektroniczne poświadczenie zgodności z oryginałem odpisu dokumentu powinno zostać dokonane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Następnie należy nadmienić, że w judykaturze wskazuje się, że poświadczeniem (uwierzytelnieniem) jest umieszczenie na odpisie lub kserokopii dokumentu oświadczenia zaopatrzonego podpisem, zawierającego stwierdzenie jego zgodności z oryginałem[16]. Klauzula uwierzytelniająca stanowi formułę umożliwiającą ustalenie kto, kiedy i gdzie stwierdził istnienie dokumentu o treści identycznej z przedłożonym odpisem (por. uchwała Sądu Najwyższego z dnia 30 listopada 2011 r. sygn. III CZP 70/11, Lex). Brak któregokolwiek z tych elementów powoduje, że poświadczenie nie ma ustawowo wymaganych cech, nie jest wiec wierzytelne.[17] Również w piśmiennictwie zwraca się też uwagę, że celem czynności polegającej na poświadczeniu zgodności z oryginałem odpisu, wyciągu lub kopii każdego dokumentu, jest stwierdzenie, że dokumenty te są ze sobą zgodne pod względem treściowym oraz zamieszczenie odpowiedniej klauzuli legalizacyjnej.[18] W konsekwencji, poświadczenie elektroniczne powinno zawierać klauzulę uwierzytelniającą (poświadczeniową), spełniającą wymagania z art. 6 ust. 3 U.r.p.

Nadmienić należy, że istnieje techniczna możliwość połączenia klauzuli uwierzytelniającej (poświadczeniowej) sporządzonej za pomocą edytora tekstu w jeden plik pdf z elektroniczną kopią dokumentu wytworzonego uprzednio w postaci papierowej, który to plik powinien zostać podpisany przez radcę prawnego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Wynagrodzenie za sukces dla radcy prawnego

• Zasadą jest, że radca prawny wykonuje czynności zawodowe na podstawie umowy zawartej z klientem (art. 8 ust. 4 w zw. z art. 22⁵ 1 U.r.p.), która reguluje m.in. zasady rozliczeń związanych ze świadczeniem pomocy prawnej. Wysokość wynagrodzenia lub sposób jego wyliczenia powinny zostać uzgodnione z klientem przed przystąpieniem do świadczenia pomocy prawnej (zob. art. 36 ust. 1 i art. 43 ust. 2 KERP). Określenie wysokości wynagrodzenia za czynności zawodowe radców prawnych wykonywane przed organami wymiaru sprawiedliwości podlega zasadzie swobody umów (zob. art. 353¹ ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, dalej „Kc”). Natomiast przepisy KERP precyzują, że wysokość wynagrodzenia powinna być ustalana w szczególności przy uwzględnieniu koniecznego nakładu pracy, wymaganej specjalistycznej wiedzy, umiejętności i odpowiedniego doświadczenia, stopnia trudności i złożoności sprawy, jej precedensowego bądź nietypowego charakteru, miejsca i terminu świadczenia pomocy prawnej lub innych szczególnych warunków wymaganych przez klienta, znaczenia sprawy dla klienta, odpowiedzialności radcy prawnego wiążącej się z prowadzeniem sprawy, utraty lub ograniczenia możliwości pozyskania innych klientów oraz rodzaju więzi z klientem (zob. art. 36 ust. 2 KERP).

W komentarzu do art. 22⁵ U.r.p.[19],czytamy: „Zgodnie z zasadą wolności umów wynagrodzenie radcy prawnego za czynności związane z zastępstwem uczestników postępowania przed sądami i innymi organami może mieć różną postać. Możliwe jest zarówno uzgodnienie zryczałtowanej kwoty za określone czynności, jak i wskazanie podstaw do wyliczenia wynagrodzenia w przyszłości poprzez ustalenie stawki godzinowej. Nie ma również żadnych przeszkód w łączeniu tych postaci wynagrodzenia, jak również uzależnienia ich uzyskania od spełnienia się określonego warunku albo uzależnienia wymagalności od nadejścia terminu, z zastrzeżeniem, że wynagrodzenie o charakterze success fee co do zasady może mieć charakter jedynie dodatkowy i uzupełniający. Wynagrodzenie powinno być jednoznacznie sformułowane w umowie, gdyż w razie wątpliwości interpretacyjnych wszelkie niejasności będą obciążać profesjonalistę zgodnie z regułą odczytywania ich na korzyść profana (por. np. wyr. SA w Białymstoku z 7.10.2016 r., I ACa 323/16, Legalis).”

Success fee stanowi honorarium płatne tylko pod warunkiem osiągnięcia w prowadzonych sprawach uzgodnionego rezultatu. Zazwyczaj jest to wygranie sprawy spornej w postępowaniu sądowym (także arbitrażowym) albo przed innym organem stosującym prawo, jednak może to być również wynagrodzenie niezwiązane ze sprawami spornymi, np. za doprowadzenie do zawarcia określonej umowy (na określonych warunkach). Istotą uzgodnienia dodatkowego wynagrodzenia za pomyślny wynik sprawy jest dodatkowa zachęta finansowa do szczególnej staranności i zaangażowania przy prowadzeniu powierzonych spraw.[20] Zgodnie bowiem z art. 36 ust. 3 KERP, dopuszczalna jest umowa, która przewiduje dodatkowe wynagrodzenie za pomyślny wynik sprawy, zawarta przed ostatecznym rozstrzygnięciem sprawy. Niedopuszczalne jest pobieranie wynagrodzenia za prowadzenie sprawy tylko w razie osiągnięcia pomyślnego wyniku. Dopuszczalne jest jedynie, aby w razie wygranej radca prawny otrzymał dodatkowe wynagrodzenie w postaci success fee – jest to najczęstszy system wynagrodzeń. Co więcej, premia za sukces nie może rażąco przewyższać wartości głównego wynagrodzenia.

Jakie są dozwolone formy wykonywania zawodu przez radcę prawnego?

• Mając na uwadze obowiązuje radców prawnych przepisy prawa zagadnienie wskazane przez Pana należy rozpatrywać przez pryzmat postanowień art. 8 U.r.p. oraz art. 25a KERP. Zgodnie z dyspozycją art. 8 ust. 1 U.r.p., Radca prawny wykonuje zawód w ramach stosunku pracy, na podstawie umowy cywilnoprawnej, w kancelarii radcy prawnego oraz w spółce:

1) cywilnej lub jawnej, w której wspólnikami są radcowie prawni, adwokaci, rzecznicy patentowi, doradcy podatkowi lub prawnicy zagraniczni wykonujący stałą praktykę na podstawie przepisów ustawy z dnia 5 lipca 2002 r. o świadczeniu przez prawników zagranicznych pomocy prawnej w Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2020 r. poz. 823);

2) partnerskiej, w której partnerami są radcowie prawni, adwokaci, rzecznicy patentowi, doradcy podatkowi lub prawnicy zagraniczni wykonujący stałą praktykę na podstawie przepisów ustawy z dnia 5 lipca 2002 r. o świadczeniu przez prawników zagranicznych pomocy prawnej w Rzeczypospolitej Polskiej;

3) komandytowej lub komandytowo-akcyjnej, w której komplementariuszami są radcowie prawni, adwokaci, rzecznicy patentowi, doradcy podatkowi lub prawnicy zagraniczni wykonujący stałą praktykę na podstawie przepisów ustawy z dnia 5 lipca 2002 r. o świadczeniu przez prawników zagranicznych pomocy prawnej w Rzeczypospolitej Polskiej.

Powyższe wyliczenie dopuszczalnych form organizacyjno-prawnych, w których radca prawny może wykonywać czynności zawodowe, ma charakter zamkniętej listy, co w konsekwencji oznacza, że radca prawny nie ma możliwości wykonywania zawodu w formie uczestnictwa np. w spółkach kapitałowych czy członkostwa w innych osobach prawnych lub też w ich organach, jak również nie może pomagać innym podmiotom w świadczeniu pomocy prawnej. Ograniczenie to wynika wprost z art. 25a ust. 2 KERP, który stanowi: Radca prawny nie może brać udziału lub pomagać w jakiejkolwiek formie, jakimkolwiek charakterze ani w jakikolwiek sposób w świadczeniu pomocy prawnej lub prowadzeniu regulowanej działalności prawniczej przez podmioty nieuprawnione. Przez podmioty nieuprawnione rozumie się osoby lub podmioty świadczące pomoc prawną niezgodnie z przepisami o formach wykonywania zawodu radcy prawnego, w szczególności spółki kapitałowe lub inne osoby, nieposiadające uprawnień do świadczenia pomocy prawnej.

Jakie są możliwości podejmowania czynności zawodowych przy zawieszeniu jdg radcy prawnego?

• Jedną z form organizacyjno-prawnych wykonywania zawodu radcy prawnego jest kancelaria radcy prawnego (zob. art. 8 ust. 1 U.r.p.).[21] Zgodnie z § 2 pkt 5 Regulaminu, przez „kancelarię radcy prawnego” rozumie się formę wykonywania zawodu we własnym imieniu i na własny rachunek przez radcę prawnego prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą. Natomiast pojęcie „działalność gospodarcza” zostało zdefiniowane w art. 3 Prawa przedsiębiorców i oznacza zorganizowaną działalność zarobkowa, wykonywaną we własnym imieniu i w sposób ciągły. W konsekwencji, osoba wykonująca we własnym imieniu i indywidualnie zawód radcy prawnego w sposób zorganizowany i ciągły (prowadząc kancelarię radcy prawnego) jest przedsiębiorcą w rozumieniu art. 4 ust. 1 Prawa przedsiębiorców[22], do którego zastosowanie mają przepisy tej ustawy.

Stosownie do art. 22 ust. 1 i 2 Prawa przedsiębiorców[23], działalność gospodarcza prowadzona w formie kancelarii radcy prawnego może zostać zawieszona. Zawieszenie to należy przy tym rozumieć jako czasowe wstrzymanie aktywności ekonomicznej przedsiębiorcy (tu: radcy prawnego) wykonującego działalność gospodarczą.[24] Jednocześnie należy zauważyć, że w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej radca prawny nie może wykonywać tej działalności i osiągać z tego tytułu bieżących przychodów (art. 25 ust. 1 Prawa przedsiębiorców), niemniej zachowuje szereg uprawnień. W szczególności radca prawny może: może wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywania zawartych wcześniej umów; może przyjmować należności i jest obowiązany regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej; może zbywać własne środki trwałe i wyposażenie; ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej; wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa; może osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej; może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą; może powołać albo odwołać zarządcę sukcesyjnego (art. 25 ust. 2 Prawa przedsiębiorców). Zawieszenie działalności gospodarczej – jak wskazuje się w orzecznictwie – nie wpływa na zmianę bytu prawnego przedsiębiorcy (tu: radcy prawnego), a w konsekwencji nie powoduje utraty statusu przedsiębiorcy.[25] Co ważne, w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca nie traci zdolności prawnej i zdolności do czynności prawnych. Brak jest, w ocenie sądu podstaw do przyjęcia, że czynności dokonane przez niego poza zakresem czynności wymienionych w art. 25 ust.2 tej ustawy [Prawa przedsiębiorców – dopisek własny] są nieważne z mocy prawa. (…) Jeżeli w trakcie zawieszenia działalności przedsiębiorca wykonuje jednak akty na taką działalność się składające to konsekwencją będzie pozbawienie go korzystnych rozwiązań wynikających z takiego zawieszenia.[26]

Jakie są warunki prowadzenia biura kancelarii?

• Zarówno U.r.p., KERP jaki R.wz.r.p. nie posługują się pojęciem „biuro”. Jednak wykonywanie zawodu w formie kancelarii radcy prawnego/prowadzenie działalności gospodarczej odbywa się zawsze w jakimś miejscu w przestrzeni. Dla określenia tego miejsca zasady wykonywania zawodu używają pojęć:

– „siedziby kancelarii” jako miejsca stałego wykonywania zawodu wykonywania/prowadzenia działalności gospodarczej, skoro obowiązek zgłoszenia podjęcia wykonywania zawodu wymaga podania nie tylko adresu do doręczeń, ale i adresu kancelarii (art. 8 ust. 3 U.r.p.),

– „lokalu kancelarii” jako miejsca przeznaczonego do stałej obsługi klientów tzn. czynności nie stanowiących istoty zawodu (świadczenia pomocy prawnej), ale z nim związanych (mogących się czasowo i częściowo pokrywać) lub mu towarzyszących; przez „stałość” należy rozumieć długotrwałość lub regularność (nie musi tu zachodzić „ciągłość”, gdyż obsługa może mieć charakter okresowy związany z czasem pojawiania się klientów, ale odpowiednio długotrwały, systematyczny np. lokal, gdzie obsługuje się klientów przez jeden stały dzień w tygodniu).

Siedziba z reguły jest, ale zawsze nie musi być lokalem (miejscem stałej obsługi klientów). W tym sensie Kancelaria może mieć jedną siedzibę i kilka lokali np. siedziba w jednej miejscowości, a w innych lokale (oddział, filia, biuro).

Z uwagi na to, że pojęcie siedziby/lokalu jest tu rozumiane funkcjonalnie, materialnie i zawodowo jako każde miejsce faktycznie:

• przeznaczone do wykonywania zawodu/stałej obsługi klientów (element funkcjonalny),
• istniejące i przynależne kancelarii jako lokal umożliwiający realizację powyższych funkcji (element materialny),
• spełniające minimalne wymogi prawidłowego wykonywania zawodu/stałej obsługi klientów, w szczególności w zakresie zachowania i zabezpieczenia tajemnicy zawodowej, godności zawodu i innych postanowień R.w.z.r.p. (np. w zakresie prawidłowego oznaczenia, zawarcia odpowiednich umów, oddzielenia innej działalności od wykonywania zawodu) ( 9, art. 11 i art. 23 KERP oraz § 13 R.w.z.r.p. – element zawodowy)

– wykonywanie w nich zawodu/stałej obsługi klientów wymaga, aby składały się one zarówno z odpowiednich pomieszczenia/eń jak i urządzeń służących do tego celu. Wynika to z tzw. minimalnych wymogów dla siedziby/lokalu. To właśnie ze względu na nie siedziba/lokal nie może być rozumiany wyłącznie jako miejsce bez własnej przestrzeni, czy składać się wyłączenie z samych: ruchomości lub urządzeń technicznych, technologii do wykonywania zawodu/stałej obsługi klientów lub zewnętrznych usług.

Reasumując, ocena tego dane miejsce wykonywania zawodu/stałej obsługi klientów („biuro”) spełnia ww. minimalne wymogi siedziby/lokalu kancelarii należy każdorazowo do radcy prawnego. Wobec tego, nie może ona być przeprowadzana abstrakcyjnie w oderwaniu od okoliczności konkretnego przypadku. Musi więc być konkretna (dotyczyć cech określonego pomieszczenia oraz właściwości urządzeń i usług mu towarzyszących), obiektywna (brać pod uwagę jego funkcję i materialne możliwości jej realizacji oraz zapewnienie prawidłowego wykonywania zawodu) i zewnętrzna (z punktu widzenia klienta). Chodzi o to, aby klient miał podstawy sądzić, że dane miejsce jest przeznaczone do wykonywania zawodu/stałej obsługi. Nie był również zaskoczony kontaktem zawodowym z radcą prawnym w miejscu, w którym tego nie oczekiwał (np. w wirtualnym pokoju, nieoznaczonym odpowiednio lokalu zewnętrznego dostawcy) lub miejscu, które nie służy lub nie może służyć do wykonywania zawodu/stałej obsługi klientów (np. przestrzeń z urządzeniami, które są dostępne dla wszystkich użytkowników bez dedykowanego i odpowiedniego miejsca wykonywania zawodu/obsługi klientów tzw. „gorące miejsce” w pomieszczeniu typu openspace).

Jakie są zasady przechowywania dokumentacji z danymi osobowymi klientów?

• Zgodnie z art. 5c ust. 1 pkt 2 lit. c U.r.p., okres przechowywania danych osobowych wynosi 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie, w którym dane osobowe zostały zgromadzone – w przypadku danych osobowych przetwarzanych przez radców prawnych w ramach wykonywania zawodu. Użyte w tym przepisie pojęcie „postępowanie” należy rozumieć bardzo szeroko jako świadczenie każdego rodzaju usług mieszczących się w świadczeniu pomocy prawnej, tj. nie tylko zastępstwo procesowe w postępowaniu, ale także udzielanie porad i konsultacji prawnych itd. Na powyższe wskazuje użyty przez ustawodawcę zwrot: w przypadku danych osobowych przetwarzanych przez radców prawnych w ramach wykonywania zawodu. Podnieść również należy, że termin 10 lat to termin obowiązkowy i niepodlegający skróceniu. Wynika to z kategorycznego brzmienia słowa „wynosi”. Początkiem biegu tego terminu przechowywania danych osobowych jest koniec roku, w którym zakończyło się dane postępowanie związane z przetwarzaniem danych osobowych, natomiast koniec terminu należy ustalić zgodnie z art. 110 i n. Kodeksu cywilnego.[27]

Natomiast zgodnie z postanowieniem § 4 ust. 3 zd. drugie Regulaminu, Okres przechowywania dokumentów nie może być krótszy niż terminy przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych z tytułu odpowiedzialności radcy prawnego za świadczenie pomocy prawnej, przedawnienia karalności i przedawnienia dyscyplinarnego, o którym mowa w art. 70 ustawy o radcach prawnych, chyba że ustawa stanowi inaczej. Ten przepis stanowi podstawę do ustalenia okresów przechowywania danych, które nie są danymi osobowymi objętymi zakresem stosowania art. 5c ust. 1 pkt 2 lit. c U.r.p.

Wydaje się, że powyżej wskazane terminy przedawnienia powinny zostać zachowane również w sytuacji zaprzestania wykonywania przez radcę prawnego zawodu. Są to bowiem okresy, w których mogą zostać podniesione przez klienta radcy prawnego lub osobę trzecią roszczenia deliktowe związane z zrealizowaną pomocą prawną.

Następnie należy podnieść, że sposób postępowania z dokumentami związanymi ze świadczeniem pomocy prawnej po jej zakończeniu powinien być ustalony z klientem, przy czym radca prawny może zachować ich kopie (§ 4 ust. 3 zd. pierwsze Regulaminu). Wydaje się, że w przypadku braku takiego ustalenia oraz niezgłoszenia przez klienta żądania zwrotu powierzonych mu dokumentów, radca prawny po wykonaniu zlecenia powinien wezwać klienta do odbioru tych dokumentów. Natomiast W […] przypadku braku obiektywnych, niezależnych od radcy prawnego, możliwości właściwego wypełnienia obowiązku zwrotu na rzecz klienta lub klientów działających wspólnie, dokumentów związanych ze świadczeniem pomocy prawnej po jej zakończeniu istnieje możliwość złożenia tych dokumentów do depozytu sądowego. Warunkiem bezwzględnym, który powinien być jednak w takiej sytuacji spełniony, jest podjęcie przez radcę prawnego niezbędnych czynności zapewniających ochronę tajemnicy radcy prawnego i uniemożliwiających dostęp do dokumentacji osobom nieuprawnionym. […] sposób sformułowania wniosku o złożenie do depozytu ze wskazaniem dozorcy w osobie Pani jako radcy prawnego i miejsca zabezpieczonego przez Panią jako radcę prawnego, w ocenie Komisji, będzie spełniał wymogi jakie ciążą na radcy prawnym w zakresie dochowania tajemnicy zawodowej. Przy przyjęciu założenia, że w sądowym postępowaniu o zezwolenie na złożenie przedmiotu do depozytu odbędzie się wyłącznie posiedzenie w celu wydania postanowienia bez fizycznego przekazywania przedmiotu – dokumentacji sprawy – zaś po wydaniu stosownego postanowienia dokumenty związane ze świadczeniem pomocy prawnej pozostaną w dalszym ciągu pod pieczą radcy prawnego można stwierdzić, że zostaną zachowane zasady dotyczące obowiązku dochowania tajemnicy zawodowej radcy prawnego skodyfikowane w art. 9, 15–17 oraz 23 Kodeksu Etyki Radcy Prawnego.[28]

Z kolei, w myśl do art. 5c ust. 2 U.r.p., Po upływie okresów, o których mowa w ust. 1 [tj. 10 lat – dopisek własny], w przypadku danych osobowych przetwarzanych przez radców prawnych w ramach wykonywania zawodu, dane osobowe ulegają usunięciu. Przepisy prawa ani postanowienia KERP czy Regulaminu nie regulują tej kwestii szczegółowo. Przyjęć jednak należy, że usuwanie danych osobowych to ich bezpowrotne unicestwienie. Takim działaniem będzie zniszczenie nośników tych danych, np. przepuszczenie dokumentów przez niszczarkę albo wytrawienie nośnika elektronicznego. Pamiętać, jednakże należy, że do dokumentów będących materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach stosuje się przepisy tej ustawy.[29]

[1] W myśl art. 8 ust. 4 U.r.p., Zakres pomocy prawnej, terminy i warunki jej wykonywania oraz wynagrodzenie określa umowa.

[2] Zgodnie z art. 43 ust. 1 KERP, Radca prawny obowiązany jest wykonywać czynności zawodowe wyłącznie na podstawie umowy zawartej z klientem, chyba że sprawa zostanie mu powierzona na podstawie przepisów prawa przez sąd lub inny organ lub na podstawie umowy z podmiotem wykonującym zadania publiczne w zakresie świadczenia nieodpłatnej pomocy prawnej, a także w innych przypadkach określonych w przepisach prawa. Radca prawny, w razie konieczności dokonania czynności niecierpiących zwłoki w przypadkach określonych w przepisach prawa, obowiązany jest do niezwłocznego zawarcia umowy z klientem.

[3] W myśl § 19 Regulaminu, Umowa o świadczeni pomocy prawnej zawarta z klientem powinna w szczególności określać zakres pomocy prawnej, wysokość wynagrodzenia lub sposób jego ustalenia oraz zasady ponoszenia opłat i wydatków, a także zasady komunikacji z klientem.

[4] Tak Sąd Najwyższy (dalej „SN”) w wyroku z 29 listopada 2006 r., sygn. akt II CSK 208/06, Legalis; zob. też wyrok SN z 18 kwietnia 2002 r., sygn. akt II CKN 1216/00, Legalis.

[5] Tak: T. Scheffler (red.), Kodeks Etyki Radcy Prawnego. Komentarz. Wyd. 4, Warszawa 2023, Legalis/komentarz do art. 43 KERP.

[6] Zob. S. Kotecka, [w:] Prawo nowych technologii, red. K. Flaga-Gieruszyńska, J. Gołaczyński, Warszawa 2021, s. 35 n.; G. Kubalski, M. Małowiecka, Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Komentarz, art. 3, Warszawa 2019, Legalis.

[7] Zgodnie z art. 78¹ ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (dalej „k.c.”), § 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. § 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

[8] Por. J. Gołaczyński , Pojęcie dokumentu elektronicznego w prawie cywilnym, Przegląd Prawa i Administracji CXXXIII, Wrocław 2023, Legalis.

[9] Zob. zwłaszcza definicje z art. 3 eIDAS: pkt 9 – „podpisujący” oznacza osobę fizyczną, która składa podpis elektroniczny; pkt 10 – „podpis elektroniczny” oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej i które użyte są przez podpisującego jako podpis; pkt 11 – „zaawansowany podpis elektroniczny” oznacza podpis elektroniczny, który spełnia wymogi określone w art. 26; pkt 12 – „kwalifikowany podpis elektroniczny” oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego; pkt 13 – „dane służące do składania podpisu elektronicznego” oznaczają unikalne dane, których podpisujący używa do składania podpisu elektronicznego.

[10] Zob. postanowienie Naczelnego Sądu administracyjnego z dnia 27 lipca 2010 r., sygn. akt II FZ 331/10, Legalis; postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 lutego 2016 r., sygn. akt I OZ 160/16, Legalis.

[11] W myśl art. 3 pkt 12 eIDAS, kwalifikowany podpis elektroniczny oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

[12] Zgodnie z art. 2 pkt 14a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, podpis zaufany to podpis elektroniczny, którego autentyczność i integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji, zawierający:

1. a) dane identyfikujące osobę, ustalone na podstawie środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie, o którym mowa w art. 20aa pkt 1, obejmujące:

– imię (imiona),

– nazwisko,

– numer PESEL,

1. b) identyfikator środka identyfikacji elektronicznej, przy użyciu którego został złożony,
2. c) czas jego złożenia.

[13] Podpisem osobistym, zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 9 ustawa z dnia 6 sierpnia 2010 r.o dowodach osobistych(dalej „u.d.o.”), jest „zaawansowany podpis elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 11 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE, weryfikowany za pomocą certyfikatu podpisu osobistego”. Certyfikat podpisu osobistego to „poświadczenie elektroniczne, które przyporządkowuje dane służące do walidacji podpisu osobistego do posiadacza dowodu osobistego, potwierdzające dane tego posiadacza” (art. 2 ust. 1 pkt 2 u.d.o.).

[14] Por. P. Pietrasz [w:] Ordynacja podatkowa. Tom II. Procedury podatkowe. Art. 120-344. Komentarz aktualizowany, red. L. Etel, LEX; P. Pietrasz, Informatyzacja polskiego postępowania przed sądami administracyjnymi a jego zasady ogólne, Warszawa 2020, Legalis.

[15] Zgodnie z art. 25 ust. 2 eIDAS, Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.

[16] Tak: Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 6 października 2010 r., sygn. akt II OSK 1508/09, Lex.

[17] Tak: Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z dnia 12 września 2019 r., sygn. akt II SAB/Po 57/19, Lex; zob. też postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 6 listopada 2013 r., sygn. akt IV CZ 99/13, Lex.

[18] por. J. Biernat, Poświadczenie przez notariusza zgodności z oryginałem odpisu, wyciągu lub kopii dokumentu sporządzonego w języku obcym, Rejent 2002/10/28; zob. też M. Grego, Uwierzytelnianie dokumentów przez pełnomocników, ATDP 2010/2, s. 96-100

[19] Leszek Korczak, Joanna Lemańska, Tomasz Niedziński, Michał Okoń, Jacek Przygodzki, Tomasz Scheffler, Bogusław Sołtys, Rafał Stankiewicz, Ustawa o radcach prawnych. Komentarz, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018.

[20] Tak: T. Scheffler (red.), Kodeks Etyki Radcy Prawnego. Komentarz. Wyd. 4, Warszawa 2023.

[21] Zgodnie z art. 8 ust. 1 U.r.p., Radca prawny wykonuje zawód w ramach stosunku pracy, na podstawie umowy cywilnoprawnej, w kancelarii radcy prawnego oraz w spółce:

1) cywilnej lub jawnej, w której wspólnikami są radcowie prawni, adwokaci, rzecznicy patentowi, doradcy podatkowi lub prawnicy zagraniczni wykonujący stałą praktykę na podstawie przepisów ustawy z dnia 5 lipca 2002 r. o świadczeniu przez prawników zagranicznych pomocy prawnej w Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2020 r. poz. 823);

2) partnerskiej, w której partnerami są radcowie prawni, adwokaci, rzecznicy patentowi, doradcy podatkowi lub prawnicy zagraniczni wykonujący stałą praktykę na podstawie przepisów ustawy z dnia 5 lipca 2002 r. o świadczeniu przez prawników zagranicznych pomocy prawnej w Rzeczypospolitej Polskiej;

3) komandytowej lub komandytowo-akcyjnej, w której komplementariuszami są radcowie prawni, adwokaci, rzecznicy patentowi, doradcy podatkowi lub prawnicy zagraniczni wykonujący stałą praktykę na podstawie przepisów ustawy z dnia 5 lipca 2002 r. o świadczeniu przez prawników zagranicznych pomocy prawnej w Rzeczypospolitej Polskiej.

[22] Zgodnie z art. 4 ust. 1 Prawa przedsiębiorców, „Przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonująca działalność gospodarczą.”

[23] Przepis art. 22 ust. 1 i 2 Prawa przedsiębiorców stanowi: „ 1. Przedsiębiorca niezatrudniający pracowników może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na zasadach określonych w niniejszej ustawie, z uwzględnieniem przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych. 2. Z uprawnienia, o którym mowa w ust. 1, może skorzystać również przedsiębiorca zatrudniający wyłącznie pracowników przebywających na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającym urlopie macierzyńskim, urlopie wychowawczym, urlopie opiekuńczym lub urlopie rodzicielskim, którzy nie łączą korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu. W przypadku zakończenia korzystania z urlopów lub złożenia przez pracownika wniosku dotyczącego łączenia korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu, pracownik ma prawo do wynagrodzenia jak za przestój, określonego przepisami prawa pracy, do zakończenia okresu zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.”

[24] A. Powałowski, Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej, [w:] Leksykon prawa gospodarczego publicznego, red. A. Powałowski, Warszawa 2015, s. 376.

[25] Zob. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 28 listopada 2024 r., sygn. akt III FSK 643/24, Legalis.

[26] Tak. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie w wyroku z dnia 3 lutego 2022 r., sygn. akt I SA/Rz 913/21, Legalis (orzeczenie prawomocne).

[27] Por. T. Scheffler (red.), Ustawa o radcach prawnych. Komentarz, wyd. 2, 2022, Legalis / komentarz do art. 5c U.r.p., Nb. 3.

[28] Tak: Komisja Etyki i Wykonywania Zawodu Krajowej Rady Radców Prawnych w stanowisku z dnia 20 września 2023 r.; https://kirp.pl/wp-content/uploads/2024/02/p-20.09.2023-zjm.pdf

[29] Zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego, zwanymi dalej ,,materiałami archiwalnymi”, są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2019 r. poz. 700 , 730 , 848 , 1590 i 2294 ) oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych – powtała w przeszłości i powstająca współcześnie.