SZKOLENIE – Dokumentacja pracownicza – 06.05.2019 r.

Komisja Doskonalenia Zawodowego Rady Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie zaprasza radców prawnych do udziału w szkoleniu, które odbędzie w Centrum Konferencyjno-Szkoleniowym OIRP w Warszawie przy ul. Żytniej 15 lok.16, w dniu 06.05.2019 r. godz. 9.30-15:00.

Celem szkolenia jest zapoznanie z nowymi zasadami prowadzenia dokumentacji pracowniczej obowiązującymi od 1.1.2019 r. oraz nowymi zasadami prowadzenia dokumentacji pracowniczej elektronicznie. W trakcie szkolenia zostaną omówione stanowiska Ministerstwa Cyfryzacji dotyczące nowych wymagań dotyczących dokumentacji elektronicznej oraz wytyczne UODO dotyczące monitoringu. W trakcie szkolenia zostaną omówione zasady przechowywania różnych rodzajów dokumentacji pracowniczej i obowiązki, jakie musi spełnić pracodawca, aby skrócić okres przechowywania akt osobowych z 50 do 10 lat.  

Łukasz Prasołek – ukończył z wyróżnieniem wydział prawa UW oraz studia podyplomowe Zarządzanie Zasobami Ludzkimi w Organizacji w SGH, w latach 2003-2006 pracownik Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy, specjalizujący się w praktycznych aspektach czasu pracy i czasu pracy kierowców, a w latach 2006-2015 pracownik Izby Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego. Od 1.1.2016 r. prowadzi własną działalność gospodarczą Nowoczesne Kadry Łukasz Prasołek.  

Program szkolenia:

900-930  Rejestracja uczestników

930-1100 Nowe zasady przechowywania akt osobowych

  • W przypadku których pracowników można będzie przechowywać akta osobowe 10 lat?
  • Za jakich pracowników trzeba złożyć do ZUS raporty informacyjne, aby przechowywać ich akta osobowe przez 10 lat?
  • Kiedy akta osobowe trzeba będzie przechowywać przez 50 lat?
  • Czym grozi nieprzechowywania akt przez wymagany ustawą okres czasu?
  • Jak prawidłowo wypełnić raport informacyjny do ZUS-u?
  • Jaka jest procedura składania raportów informacyjnych i w jakim czasie należy je złożyć?
  • Czy każdy pracownik otrzyma wraz ze świadectwem pracy nową informację o okresie przechowywania akt osobowych?

Zasady elektronizacji akt osobowych – zasady wynikające z ustawy

  • W jaki sposób należy poinformować pracowników o elektronizacji akt osobowych?
  • Czy dokumentacja pracownicza jednego pracownika może być prowadzona częściowo elektronicznie, a częściowo papierowo?
  • Czy po zmianach przepisów będzie można przechowywać akta osobowe w dwóch formach?
  • Czy zeskanowane akta osobowe należy zniszczyć, jeśli pracownik ich nie odbierze?
  • Czy elektronizacja dokumentacji pracowniczej może dotyczyć tylko wybranych pracowników?
  • Czy można prowadzić elektronicznie dokumentację dotyczącą urlopów wypoczynkowych, a papierowo dotyczącą czasu pracy?

1100-1115 przerwa kawowa

1115-1300 Nowe rozporządzenie o aktach osobowych

  • Jak założyć teczkę pracownikowi po zmianach przepisów?
  • Czy teczki starych pracowników trzeba dostosowywać do nowych wymagań?
  • Które części akt mogą, a które muszą zostać podzielone na podczęści?
  • W jakich warunkach mają być przechowywane akta osobowe, jeśli chodzi o temperaturę oraz wilgotność?
  • Czy dyplomy ukończenia studiów i świadectwa pracy zawsze znajdą się w części A akt osobowych?
  • Jakie nowe dokumenty muszą się znaleźć w aktach osobowych?
  • Jakich dokumentów już nie będziemy przechowywać w aktach osobowych?
  • Jak wydawać pracownikom dokumentację pracowniczą na ich wniosek?
  • Czy kopia wydawanej dokumentacji pracowniczej musi mieć taką samą formę jaką miała oryginalna dokumentacja?

Elektronizacja dokumentacji pracowniczej – jakie to wyzwanie dla pracodawcy?

  • Czy elektronizacja akt osobowych będzie opłacalna?
  • Które z rodzajów nowych dokumentacji pracowniczych warto prowadzić w postaci elektronicznej?
  • Jakie zabezpieczenia musi mieć system, aby prawidłowo przechowywać dokumentację elektroniczną?
  • Jak prawidłowo dołączać do dokumentacji elektronicznej dokumenty papierowe?
  • W jakich formatach plików muszą być gromadzone dokumenty elektroniczne?
  • Co to są metadane i czemu służą?
  • Jakie będą techniczne możliwości wyszukiwania dokumentów elektronicznych?
  • Jakie wymagania techniczne musi spełniać skan dokumentu papierowego?
  • Jakie będą zasady przenoszenia dokumentacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi i czy nadal konieczne będą do tego interfejsy?

1300-1330 lunch

1330-1500  Dokumenty związane z czasem pracy

  • Jak ma wyglądać nowa karta ewidencji czasu pracy?
  • Czy dla zatrudnionych w ruchomym czasie pracy trzeba będzie ewidencjonować godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy?
  • Jakie dokumenty z zakresu czasu pracy będą przechowywane wraz z ewidencją czasu pracy?
  • Czy trzeba przekładać dokumenty dotyczące czasu pracy z części B akt osobowych do nowej dokumentacji?
  • Które wnioski pracowników należy przechowywać w dokumentacji czasu pracy?
  • Jakie dokumenty powinny być przechowywane w dokumentacji czasu pracy w przypadku zatrudnionych w zadaniowym czasie pracy?
  • Czy w dokumentacji czasu pracy zawsze muszą być przechowywane polecenia nadgodzin?

Pozostałe rodzaje dokumentacji pracowniczej

  • Jak zaprowadzić dokumentację dotyczącą urlopów wypoczynkowych?
  • Czy w dokumentacji urlopowej mają być przechowywana wnioski urlopowe anulowane i odrzucone przez przełożonych?
  • Czy w dokumentacji urlopowej przechowywane będą wnioski o urlopy szkoleniowe i okolicznościowe?
  • Czy w przypadku wypłaty na kilku listach płac miesięcznie będzie trzeba przechowywać odrębnie każdą listę płac?
  • Czy wniosek o wypłatę do rąk własnych będzie przechowywany w aktach osobowych pracownika?
  • Jak ma wyglądać dokumentacja przydziału odzieży i obuwia roboczego?
Liczba punktów przyznawanych w zakresie obowiązku doskonalenia radców prawnych: 13 pkt.

Powyższy program stanowi poziom średniozaawansowany – uczestnicy znają w podstawowym zakresie przepisy prawa oraz instytucje prawne, znają również podstawową praktykę, jednakże mogą mieć wątpliwości i wymagają potwierdzenia swojej wiedzy; nie znają orzecznictwa sądowego w dziedzinie szkolenia.
Opłaty:
Opłata za uczestnictwo w szkoleniu wynosi:
290,-zł netto* dla radców prawnych i aplikantów z OIRP w Warszawie
490,-zł netto* dla radców prawnych i aplikantów spoza OIRP w Warszawie
599,-zł netto* dla pozostałych uczestników
*– jeżeli uczestnikiem szkolenia jest osoba nie wpisana na listę radców prawnych OIRP – usługa  jest opodatkowana podatkiem VAT w wysokości 23%
– jeżeli uczestnikiem szkolenia jest radca prawny wpisany na listę OIRP – usługa podlega zwolnieniu z podatku VAT
Zgłoszenia:
Zgłoszenia dokonują Państwo poprzez zapis elektroniczny dostępny na stronie  www.oirpwarszawa.pl  w zakładce „Doskonalenie zawodowe”/Najnowsze szkolenia OIRP w Warszawie lub bezpośrednio pod adresem: https://szkolenia.oirpwarszawa.pl/
W powyższej zakładce znajdą Państwo również program szkolenia.
Zgłoszenie uznane jest za skuteczne, jeśli:
1) zostanie złożone poprzez formularz elektroniczny zamieszczony na stronie https://szkolenia.oirpwarszawa.pl/ (zielony przycisk „zarejestruj się”)
2) załączona jest do niego kopia przelewu o wymaganym tytule wpłaty.
3) w przypadku podmiotów korzystających ze zwolnienia od podatku od towarów i usług, jeśli zostanie załączone oświadczenie o finansowaniu ze środków publicznych.
Uwaga!
Liczba miejsc na szkolenie jest ograniczona (190), a o przyjęciu decyduje kolejność zgłoszeń.
Wpłaty:
Wymagany tytuł wpłaty: imię i nazwisko oraz data szkolenia 06.05.2019 r.
Nr rachunku bankowego: Santander Bank Polska S.A.
nr: 58 1910 1048 2788 0250 0267 0005
Uczestnictwo w szkoleniu jest możliwe jedynie po opłaceniu szkolenia.
Rezygnacja z udziału w szkoleniu (potwierdzona na piśmie) jest możliwa najpóźniej 14 dni przed jego rozpoczęciem. Rezygnacja późniejsza, ale nie później niż 7 dni przed szkoleniem powoduje konieczność wpłaty 15% kosztów udziału tytułem kosztów organizacyjnych.Rezygnacja po tym terminie, bez względu na jej przyczynę, powoduje powstanie zobowiązania pokrycia pełnych kosztów udziału. 
Organizator zastrzega sobie prawo zamknięcia listy uczestników w momencie wyczerpania miejsc.
Informacji o szkoleniu udzielają:
Marta Gardzińska pod numerem telefonu 22 862 41 69 wew. 162, e-mail: gardzinska.m@oirpwarszawa.pl
Natalia Wicik pod numerem telefonu 22 862 41 69 wew. 136, e-mail: wicik.n@oirpwarszawa.pl
Udostępnij na: